Software SG-SST vs Excel vs consultor: cuál te conviene

Para llevar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) tienes tres caminos: hojas de Excel, un software SST o un consultor externo. Ninguno es el correcto para todas las empresas, y se pueden combinar. Esta guía compara los tres con honestidad, incluido lo que un software no hace.

Lo que ninguno reemplaza

Antes de comparar, lo que la norma pide sin importar la herramienta:

• Una persona que diseñe el SG-SST con el perfil que exige la Resolución 0312. Con 7 estándares, como mínimo un técnico en SST con licencia vigente y el curso de 50 horas; con 21, un tecnólogo; con 60, un profesional (Res. 0312 de 2019, arts. 4, 10 y 17). Ni un Excel ni un software tienen licencia en SST.
• El trabajo real. Las capacitaciones, las inspecciones, las evaluaciones médicas y los controles se hacen en la empresa. La herramienta solo los organiza y guarda la evidencia.
• Tu responsabilidad como empleador. La obligación del SG-SST es del empleador (Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.8), la lleves como la lleves.

Ninguna herramienta ni consultor puede prometerte que "pasas" una visita del Ministerio. Lo que cuenta es lo que hiciste y la evidencia que lo prueba.

Comparativo

Criterio	Excel	Software SST	Consultor externo
Costo de entrada	Bajo: ya lo tienes	Bajo a medio; algunos tienen plan gratis	El más alto: pagas horas o una mensualidad
Saber qué te aplica	Lo armas tú	Lo calcula desde los datos de tu empresa	Lo define el consultor
Recordatorios y plazos	Manuales	Automáticos	Dependen del consultor
Versiones de la evidencia	Fáciles de perder o sobrescribir	Historial de cada versión	Depende de cómo archive el consultor
Criterio profesional	El de quien lo llena	No lo reemplaza	Sí: es lo que contratas
Dependencia	Del archivo y de quien lo entiende	Del proveedor; revisa cómo exportas tus datos	Del consultor; revisa quién se queda los documentos
Cuándo encaja mejor	Muy pocos requisitos y alguien ordenado	Quieres hacerlo tú, con orden y sin olvidar fechas	Necesitas el diseño o no tienes a nadie en SST

Excel: cuándo sirve

Excel sirve si tienes pocos requisitos, alguien ordenado que lo lleva y pocas fechas. Es gratis y flexible. Si eliges este camino, parte de las plantillas en Excel del plan anual y de la matriz de peligros.

Sus límites aparecen con el tiempo: los recordatorios dependen de que alguien abra el archivo, las versiones se pisan, las evidencias quedan en carpetas sueltas y, si la persona que lo armó se va, el conocimiento se va con ella.

Software SST: cuándo sirve

Un software sirve si quieres llevar el sistema tú mismo, con orden, sin olvidar fechas y con la evidencia en un solo lugar. Revisa que:

• Te muestre solo lo que te aplica según tu tamaño y tu clase de riesgo.
• Cite la norma de cada requisito, con su fuente.
• No sobrescriba la evidencia: cada cambio debe dejar versión.
• Te deje exportar tus datos y evidencias si un día te vas.
• Sea claro en lo que no hace: no diseña tu sistema por ti ni te da la licencia en SST.

Consultor externo: cuándo sirve

Un consultor sirve cuando necesitas el diseño del SG-SST y no tienes a nadie con el perfil, o cuando tu empresa tiene riesgos complejos. Te aporta criterio y experiencia.

Pregunta quién se queda con los documentos, en qué formato te los entrega y qué pasa con las fechas cuando termina el contrato. Pide ver su licencia en SST vigente.

La combinación más común

En muchas empresas pequeñas funciona así: un profesional con licencia diseña el sistema, alguien de la empresa con el curso de 50 horas lo ejecuta, y un software lleva las fechas y guarda la evidencia. El consultor dedica sus horas al criterio y no a perseguir actas.

Si eres consultor, un software también te sirve para llevar varias empresas con el mismo orden.

Cómo lo hace Pentevark

Pentevark es un software SG-SST. Calcula qué te aplica desde los datos de tu empresa, arma el calendario, guarda cada evidencia con su versión y cita la norma de cada requisito. La IA explica, sugiere y redacta borradores; tú confirmas siempre. No reemplaza al profesional con licencia que diseña tu sistema, y tiene planes para consultores.

Puedes empezar en el plan Gratis, sin tarjeta. Mira los planes y precios o crea tu cuenta.

Si tu empresa es pequeña, empieza por SG-SST para empresas con menos de 10 trabajadores y 7, 21 o 60 estándares.

Preguntas frecuentes

¿Puedo llevar el SG-SST en Excel?

Sí. La norma no exige una herramienta. Pide que el sistema esté diseñado por alguien con el perfil de la Resolución 0312, que se ejecute y que haya evidencia. Excel funciona si tienes pocos requisitos y alguien ordenado que lo mantiene.

¿Un software SST reemplaza al profesional en SST?

No. El diseño del SG-SST lo hace una persona con licencia en SST y el curso de 50 horas, con el nivel que pide tu grupo de estándares (Res. 0312, arts. 4, 10 y 17). El software organiza, recuerda y guarda la evidencia.

¿Necesito un consultor para implementar el SG-SST?

Necesitas a alguien con el perfil para diseñarlo. Puede ser un empleado o un consultor externo. Ejecutarlo lo puede hacer alguien de la empresa con el curso de 50 horas si tienes 10 trabajadores o menos (Res. 0312, art. 4).

¿Qué es mejor para una empresa pequeña?

Depende de quién lo lleva. Lo más común: un profesional con licencia diseña, alguien de la empresa ejecuta y una herramienta lleva las fechas y la evidencia.

¿Qué debo revisar antes de elegir un software SST?

Que te muestre solo lo que te aplica, cite la norma de cada requisito, guarde versiones de la evidencia sin sobrescribirla y te deje exportar tus datos.

Esta guía resume la norma para orientarte. No reemplaza la asesoría de un profesional en SST con licencia vigente.

Fuentes

• Resolución 0312 de 2019, normograma de MinTIC
• Decreto 1072 de 2015, Función Pública