Aviso de privacidad

Este aviso resume, en pocas líneas, lo que debes saber antes de darnos tus datos. Se rige por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (arts. 2.2.2.25.2.2, 2.2.2.25.2.4, 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3).

1. Aviso de privacidad de Pentevark Compliance

Quién es el Responsable. PENTEVARK S.A.S., NIT 902.114.276-8, con domicilio en Carrera 17 # 2-81, Sogamoso, Boyacá, Colombia, correo compliance@pentevark.com, es Responsable del tratamiento de los datos personales de los usuarios de la plataforma Pentevark Compliance.

Para qué usamos tus datos. Tratamos tu nombre, correo electrónico, empresa, rol y los registros de tu actividad en la plataforma (fecha, hora, dirección IP y navegador) para: crear y administrar tu cuenta; prestar el servicio de gestión del SG-SST; enviarte notificaciones del servicio; proteger la seguridad de la información y mantener un registro de auditoría; facturar; y atender tus solicitudes. No te pedimos datos sensibles, salvo los de la verificación opcional de profesionales que se describe en el aviso adicional de abajo (1.1).

Los datos de trabajadores que tu empresa cargue en la plataforma, incluidos los de salud, los tratamos como Encargados por cuenta de tu empresa, que es la Responsable de ellos y de obtener la autorización de sus titulares. Si tu empresa registra tus capacitaciones en la plataforma, trata tu nombre, tu documento (lo guardamos cifrado), tu cargo, tu área, tu sede y tus registros de asistencia y evaluación para su programa de capacitación del SG-SST; esos datos no se envían a inteligencia artificial. Para ejercer tus derechos sobre ellos escribe a tu empresa; si nos escribes a compliance@pentevark.com, le trasladamos tu solicitud en máximo dos días hábiles.

Si eliges "Continuar con Google", Google nos informa el identificador de tu cuenta, tu correo, si lo verificó y tu nombre, solo para autenticarte; no accedemos a otros datos de tu cuenta de Google.

Usamos proveedores de nube que pueden estar fuera de Colombia, bajo contratos de transmisión de datos.

Analítica de las páginas públicas. Solo si lo aceptas en el aviso de cookies, usamos Google Analytics en las páginas públicas del sitio (no dentro de la plataforma) para contar las visitas y mejorar el contenido, con un identificador aleatorio guardado en una cookie, las páginas que ves, de dónde llegas, tu dispositivo, navegador y ubicación aproximada. Google LLC lo trata como nuestro Encargado, en Estados Unidos, sin fines de publicidad. Es opcional: si no aceptas, nada cambia en el sitio. Puedes retirar tu autorización en cualquier momento desde «Preferencias de cookies», al pie de las páginas públicas. Detalle en la Política de cookies.

Solicitudes de acceso al producto. Si pides acceso mediante el formulario público, tratamos tu nombre, correo, empresa o firma, el tipo de cuenta que buscas (empresa o consultor) y el mensaje opcional que escribas, con la finalidad de atender solicitudes de acceso al producto: evaluarla, aprobarla o rechazarla y, si la aprobamos, enviarte la invitación. La base es tu autorización, que das al enviar el formulario. Las solicitudes rechazadas se borran a los 90 días; las aprobadas conservan solo el vínculo con la invitación. Para ejercer tus derechos escribe a compliance@pentevark.com.

Tus derechos. Como titular, tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos; solicitar prueba de tu autorización; ser informado del uso de tus datos; revocar la autorización; acceder gratis a tus datos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (Ley 1581 de 2012, art. 8). Puedes ejercerlos escribiendo a compliance@pentevark.com.

Dónde está la política completa. Consulta la Política de tratamiento de datos personales. Allí también publicamos los cambios sustanciales, que te avisaremos por correo antes de aplicarlos.

Datos sensibles. Este aviso cubre el tratamiento de Pentevark como Responsable, en el que no se recolectan datos sensibles. La única excepción es la verificación opcional de profesionales (1.1), cuyo formulario dice expresamente que entregar los datos es facultativo.

1.1 Aviso adicional: verificación de identidad y licencia, y directorio de profesionales

Se muestra a los profesionales y consultores en la pantalla donde piden el sello "Verificado" y donde deciden publicarse en el directorio, antes de subir cualquier archivo. Aplica solo a quien elige hacerlo.

Quién es el Responsable. PENTEVARK S.A.S., NIT 902.114.276-8, con domicilio en Carrera 17 # 2-81, Sogamoso, Boyacá, Colombia, correo compliance@pentevark.com, es el Responsable del tratamiento de los datos de esta verificación y del directorio.

Finalidad. Usamos tus datos únicamente para verificar tu identidad y tu licencia en seguridad y salud en el trabajo, evitar suplantaciones y emitir el sello "Verificado". Si decides publicarte, también usamos los datos de tu perfil para que las empresas te encuentren y te contacten en el directorio. No los usamos para otro fin, no los vendemos y no los entregamos a terceros.

Datos que tratamos.

• Para la verificación (sensibles): tu nombre completo; el tipo y el número de tu documento; la foto del documento por ambos lados; una foto tuya con el documento en la mano (tu imagen es un dato biométrico); y la copia de tu licencia con su número, la entidad que la expidió, la fecha de expedición y su vigencia.
• Para el directorio (públicos, solo los que elijas mostrar): nombre, país, departamento, ciudad, licencia, servicios. Tu correo y tu teléfono no se publican: las empresas te contactan a través de la plataforma.

Es facultativo. No estás obligado a entregar estos datos ni a publicarte. Si no lo haces, solo no recibes el sello ni apareces en el directorio; el uso de la plataforma no cambia.

Autorización. Te pedimos tu autorización previa, expresa e informada para la verificación antes de que subas cualquier archivo, y una autorización separada para publicar tu perfil. Guardamos que aceptaste, la fecha y la versión del texto, no tus datos.

Cuánto tiempo los conservamos. Los archivos de la verificación se borran de forma definitiva cuando decidimos la solicitud (aprobada o rechazada) y, si no se decide, a más tardar a los 5 días hábiles (calendario de festivos de Colombia). No conservamos imágenes ni el tipo ni el número del documento. Conservamos el resultado, la fecha, quién lo revisó, tu nombre, y el número, la entidad y la vigencia de tu licencia, para mostrar el sello y evitar que una licencia se use en dos cuentas. El sello vence con tu licencia o a los 12 meses, lo que ocurra primero. Tu perfil del directorio se conserva mientras esté publicado.

Seguridad. Los archivos se guardan aislados y cifrados, fuera de las copias de respaldo; solo los ve en pantalla, sin descarga, personal autorizado de Pentevark con verificación en dos pasos, y cada acceso queda registrado. Nunca se envían a inteligencia artificial ni a otros proveedores, y no extraemos ni guardamos ninguna plantilla biométrica.

Tus derechos. Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos; pedir prueba de tu autorización; ser informado del uso de tus datos; revocar la autorización, retirar el sello y pedir la supresión de tu perfil en cualquier momento; acceder gratis a tus datos y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (Ley 1581 de 2012, art. 8). Al retirar el sello o suprimir tu perfil borramos tu nombre y tu licencia públicos y solo guardamos una huella del número de licencia para impedir su reutilización fraudulenta. Puedes hacerlo desde tu cuenta o escribiendo a compliance@pentevark.com.

Dónde consultar más. Lee la Política de tratamiento de datos personales (secciones 5.5 y 5.6) y los Términos y condiciones (sección sobre directorio y verificación).

1.2 Trabajadores que usan el portal de capacitaciones

Si tu empresa te envió un enlace para capacitarte en Pentevark, el responsable de tus datos es tu empresa. Antes de empezar verás su aviso de privacidad, con sus datos de contacto, y solo entras si autorizas el tratamiento; si no lo autorizas, tu empresa registra tu capacitación de otra forma. Pentevark presta la plataforma como encargado, por cuenta de tu empresa, y no usa tus datos para nada más. El portal no usa analítica. Para ejercer tus derechos, escribe a tu empresa; si nos escribes a compliance@pentevark.com, le trasladamos tu solicitud en máximo dos días hábiles y te avisamos.

2. Textos de consentimiento

2.1 Registro de una empresa

Casilla obligatoria, sin marcar por defecto, porque el silencio no es una conducta inequívoca (Decreto 1074, art. 2.2.2.25.2.4):

Declaro que tengo facultades para representar a la empresa que registro y acepto, en su nombre, los Términos y condiciones y el Contrato de transmisión de datos. Autorizo a PENTEVARK S.A.S. a tratar mis datos personales según su Política de tratamiento de datos, para crear y administrar mi cuenta, prestar el servicio, enviarme notificaciones del servicio y proteger la seguridad de la plataforma.

Casilla opcional, separada y sin marcar, solo si hay mercadeo:

Quiero recibir información comercial y novedades de Pentevark por correo. Puedo retirarme cuando quiera.

2.2 Quien acepta una invitación

Autorizo a PENTEVARK S.A.S. a tratar mis datos personales según su Política de tratamiento de datos y acepto los Términos y condiciones. Entiendo que la empresa que me invitó administra mi acceso y la información que cargo sobre su SG-SST.

2.3 Autorización de la verificación

Casilla opcional, sin marcar. Es el texto que muestra la plataforma al pedir el sello y debe coincidir con el aviso adicional de 1.1.

Leí y autorizo el tratamiento de mis datos para esta verificación.

Autorizo a Pentevark, como Responsable, a tratar mis datos de identidad, la imagen de mi rostro y mi licencia en seguridad y salud en el trabajo con la única finalidad de verificar mi identidad y mi licencia, evitar suplantaciones y emitir el sello Verificado. Son datos sensibles, y la imagen del rostro es un dato biométrico. Es opcional: puedo negarme sin más consecuencia que no recibir el sello. Los archivos se borran de forma definitiva cuando se decide la solicitud o, a más tardar, a los 5 días hábiles; solo se conserva el resultado, la fecha, quién la revisó, mi nombre, y el número, la entidad y la vigencia de mi licencia. Puedo retirar esta autorización y el sello en cualquier momento desde mi cuenta o escribiendo a compliance@pentevark.com.

2.4 Autorización para publicarse en el directorio

Casilla opcional, separada y sin marcar:

Autorizo a PENTEVARK S.A.S. a publicar en el directorio de profesionales mi nombre, país, departamento, ciudad, licencia y servicios, para que las empresas puedan encontrarme y contactarme. Mi correo y mi teléfono no se publican: las empresas me contactan a través de la plataforma. Entiendo que es opcional, que solo aparecen los profesionales con el sello Verificado vigente y que puedo ocultar mi perfil y pedir su supresión en cualquier momento desde mi cuenta o escribiendo a compliance@pentevark.com.

2.5 Autorización en el portal del trabajador

Casilla obligatoria para entrar al portal, sin marcar. El aviso completo que la acompaña es el de la empresa del trabajador (1.2), con su razón social, su contacto para datos personales y su política; en el texto, «la empresa» se reemplaza por su razón social:

Leí este aviso y autorizo a la empresa a tratar mis datos para registrar mis capacitaciones como aquí se describe.

3. Modelo de autorización para trabajadores

Este es un modelo que Pentevark ofrece a las empresas clientes. La autorización la obtiene y la conserva la empresa, como Responsable; Pentevark no la recolecta.

Yo, ..........................., identificado con el documento ..........................., autorizo a ..........................., con NIT ..........................., a tratar mis datos personales para la gestión de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, incluido su almacenamiento en plataformas tecnológicas de proveedores (Encargados), que pueden estar en otros países, según su política de tratamiento de datos disponible en ............................

Datos sensibles: me informaron que son sensibles los datos relativos a mi salud (por ejemplo, conceptos médicos ocupacionales con restricciones o recomendaciones, incapacidades y reportes de accidentes o enfermedades laborales), que su finalidad es ........................... y que no estoy obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos.

Autorizo expresamente el tratamiento de mis datos sensibles de salud para esa finalidad: sí ☐ no ☐

Conozco mis derechos (Ley 1581 de 2012, art. 8) y sé que puedo ejercerlos ante ............................

Firma o aceptación electrónica: ........................... Fecha: ...........................

Base: Ley 1581 de 2012, arts. 6 lit. a y 12; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.3: ninguna actividad puede condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.