Términos y condiciones de uso

Estos términos explican cómo funciona Pentevark Compliance y qué esperamos el uno del otro. Léelos antes de crear tu cuenta. Si algo no queda claro, escríbenos a compliance@pentevark.com.

1. Partes y aceptación

1.1. Estos Términos regulan el uso de la plataforma "Pentevark Compliance" (la "Plataforma"), prestada por PENTEVARK S.A.S., NIT 902.114.276-8, domiciliada en Carrera 17 # 2-81, Sogamoso, Boyacá, Colombia, correo compliance@pentevark.com ("Pentevark").

1.2. El "Cliente" es la persona jurídica (o persona natural comerciante) que crea una organización en la Plataforma. Quien se registra declara que tiene facultades para obligar al Cliente.

1.3. Al marcar la casilla de aceptación y crear la cuenta, el Cliente celebra este contrato por medios electrónicos. La oferta y la aceptación expresadas por mensajes de datos son válidas y obligatorias (Ley 527 de 1999, arts. 5 y 14). Pentevark guarda como prueba la versión aceptada, la fecha y hora, el usuario y la dirección IP.

1.4. Los usuarios invitados por el Cliente aceptan estos Términos y la Política de tratamiento de datos al aceptar la invitación.

1.5. Forman parte de este contrato: (a) la Política de tratamiento de datos personales; (b) el Contrato de transmisión de datos personales, que regula a Pentevark como Encargado; (c) el plan comercial contratado; y (d) cuando corresponda, las reglas de consultores, directorio y referidos de las secciones 13 a 15.

2. El servicio

2.1. La Plataforma es un software como servicio (SaaS) entre empresas (B2B) que ayuda al Cliente a organizar su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) según la Resolución 0312 de 2019 y el Decreto 1072 de 2015: identifica requisitos aplicables según su perfil, genera un plan de acciones, recuerda vencimientos, guarda evidencias y produce reportes.

2.2. El servicio se presta como herramienta de gestión. El contenido normativo se basa en fuentes oficiales, se versiona y se actualiza, pero puede no reflejar de inmediato cambios normativos.

2.3. Disponibilidad objetivo: 99,5 % mensual, salvo mantenimientos programados y fuerza mayor. Esta meta no genera compensación económica.

3. Aviso importante

3.1. La Plataforma no reemplaza al responsable del SG-SST. El diseño, la ejecución y la firma de los documentos del SG-SST siguen siendo obligación del empleador y de las personas con la licencia y la formación que exige la normativa vigente (Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019, o las normas que las sustituyan).

3.2. Pentevark no presta asesoría legal, médica ni de SST. Las explicaciones, la aplicabilidad calculada, los puntajes y los reportes son apoyo para la gestión. La decisión y la responsabilidad del cumplimiento son del Cliente.

3.3. La inteligencia artificial solo asiste. Cuando esté habilitada, las sugerencias generadas por IA se marcan como "Asistido por IA", pueden contener errores y nunca se guardan ni ejecutan sin la confirmación de un usuario. La IA no decide si un requisito se cumple.

3.4. Un puntaje alto en la Plataforma no garantiza el resultado de una inspección, auditoría o visita de una autoridad.

3.5. Autorización por un profesional ajeno a Pentevark. El plan, los documentos, las evaluaciones y los reportes generados o gestionados con la Plataforma deben ser revisados y autorizados por un profesional en SST con la licencia vigente que exige la normativa, ajeno a Pentevark (el "Profesional"). Pentevark no es ese Profesional: no diseña, no firma, no avala ni certifica el SG-SST del Cliente ni su cumplimiento.

3.6. Registros internos. Los campos "Responsable del SG-SST" y "Revisado y autorizado" son registros internos que hace el Cliente. No son una firma electrónica con validez legal ni una certificación de Pentevark. Pentevark no verifica la identidad, la licencia, la vigencia ni la idoneidad de ninguna persona, y lo declarado en esos campos es responsabilidad de quien lo declara.

3.7. Directorio de profesionales y consultores. Cuando la Plataforma permita buscar o contactar profesionales o consultores: (a) Pentevark no es empleador, contratista, agente ni representante de ellos y no es parte de su relación con el Cliente (alcance, precio, forma de pago, resultados, confidencialidad); (b) no garantiza su calidad, disponibilidad ni licencia; (c) los datos publicados los declara cada profesional bajo su responsabilidad; (d) el Cliente elige y contrata por su cuenta y riesgo. Pentevark no procesa pagos entre el Cliente y su consultor. Las reglas de los consultores están en la sección 13 y las del directorio y la verificación, en la sección 14.

3.8. Descuentos y beneficios por referidos. Son un beneficio comercial sujeto a reglas publicadas (topes, vigencia, empresas con plan de pago vigente, sin autorreferidos), que Pentevark puede modificar o revocar hacia el futuro (sección 15). No crean relación laboral, de agencia, de comisión ni de representación.

3.9. Aviso en pantalla y en los reportes. Texto fijo: "Pentevark es una herramienta de gestión. Este plan debe ser revisado y autorizado por un profesional en SST con licencia vigente, ajeno a Pentevark. Pentevark no firma, no certifica ni garantiza el cumplimiento."

4. Obligaciones del Cliente

4.1. Autorización de los titulares. El Cliente es el Responsable del tratamiento de los datos de sus trabajadores, contratistas y demás personas que cargue en la Plataforma. Declara y garantiza que:

• (a) obtuvo la autorización previa, expresa e informada de los titulares, o que el tratamiento está en una de las excepciones del art. 10 de la Ley 1581 de 2012;
• (b) para datos sensibles (incluidos los de salud), obtuvo la autorización explícita del titular, le informó que no está obligado a darla y le indicó cuáles datos son sensibles y para qué se usan (Ley 1581, art. 6; Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.2.3);
• (c) su política de tratamiento y sus autorizaciones cubren el uso de un proveedor tecnológico como Encargado, incluida la transmisión internacional a los países de los subencargados;
• (d) conserva la prueba de esas autorizaciones (Decreto 1074, art. 2.2.2.25.2.5).

4.2. Veracidad. El Cliente es responsable de que la información que carga (perfil de la empresa, número de trabajadores, clase de riesgo, evidencias) sea veraz, completa, exacta y actualizada (Ley 1581, art. 17 lit. e). Los resultados de la Plataforma dependen de esa información.

4.3. Historia clínica ocupacional. El Cliente no debe cargar historias clínicas ocupacionales ni los exámenes o valoraciones clínicas que las integran. Su custodia corresponde al prestador de servicios de medicina de SST y son reservadas (Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, arts. 30 y 31). El empleador solo puede tener una copia con autorización expresa del trabajador y con un médico especialista en SST vinculado o un servicio de medicina laboral habilitado (art. 30 lit. b). Lo que normalmente corresponde cargar es el concepto médico ocupacional (art. 19) y el diagnóstico general de condiciones de salud sin datos individualizados (art. 20).

4.4. Accesos. El Cliente asigna roles a sus usuarios y es responsable de que solo accedan a datos sensibles las personas autorizadas. El responsable del SG-SST que no sea médico especialista en SST no debe acceder a historias clínicas ocupacionales (Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.13).

4.5. Cuentas. El Cliente cuida las credenciales, no las comparte y avisa de inmediato a compliance@pentevark.com si sospecha un acceso no autorizado.

4.6. Uso prohibido. No cargar contenido ilícito o malware; no intentar acceder a datos de otras organizaciones; no hacer ingeniería inversa ni pruebas de carga o de seguridad sin autorización escrita; no revender el servicio.

4.7. Solicitudes de titulares. El Cliente atiende las consultas y los reclamos de sus trabajadores como Responsable. Pentevark le da traslado de las que reciba y lo apoya, según el Contrato de transmisión de datos.

4.8. Profesional responsable. El Cliente se obliga a que el SG-SST sea diseñado, revisado y autorizado por el Profesional que exige la normativa y a mantener su licencia y vigencia al día. La designación del Profesional y la veracidad de los datos que registre son de su exclusiva responsabilidad.

4.9. Datos del perfil. El Cliente declara con veracidad el número de trabajadores, las sedes y las demás condiciones que determinan el plan y la aplicabilidad de los requisitos, y las mantiene actualizadas. Declarar datos inexactos para obtener un plan, un precio o un límite distinto puede llevar a la suspensión o al cambio de plan.

4.10. Portal del trabajador. Si el Cliente lo activa, completa su contacto para datos personales y su política de tratamiento, entrega cada enlace solo a su titular, ofrece otra forma de registrar la capacitación a quien no autorice el tratamiento en el portal y responde por la autorización de sus trabajadores, en los términos de la cláusula 5, numeral 8, del Contrato de transmisión de datos.

5. Obligaciones de Pentevark

5.1. Prestar el servicio con diligencia profesional y con las medidas de seguridad descritas en la Política de tratamiento de datos y en el Contrato de transmisión de datos.

5.2. Tratar los datos del Cliente solo como Encargado y según sus instrucciones (Ley 1581, art. 18).

5.3. Informar al Cliente los incidentes de seguridad que afecten sus datos en el plazo del Contrato de transmisión de datos, y reportarlos a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando corresponda.

5.4. Permitir al Cliente exportar su información durante la vigencia y al terminar el contrato.

6. Propiedad intelectual

6.1. El software, la marca, los contenidos normativos (su estructura, explicaciones y reglas) y la documentación son de Pentevark o de sus licenciantes. El Cliente recibe una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada al plazo del contrato.

6.2. Los datos y evidencias que carga el Cliente son del Cliente. Pentevark no adquiere ningún derecho sobre ellos, salvo el necesario para prestar el servicio.

6.3. Los textos normativos oficiales son de dominio público y se citan con su fuente.

7. Precio, pago y facturación

7.1. Quién cobra. El pago de la suscripción se hace a Polar Software, Inc. (Dover, Delaware, EE. UU.), que actúa como revendedor autorizado y vendedor registrado (Merchant of Record): vende la suscripción al Cliente, cobra, emite su factura y su recibo y liquida los impuestos a la venta que le correspondan, según sus Términos de compra (https://polar.sh/legal/checkout-buyer-terms), que el Cliente acepta al pagar. El derecho de uso de la Plataforma lo otorga Pentevark según estos Términos. Nada en los términos de Polar limita los derechos que la ley colombiana le reconozca al Cliente y que no puedan renunciarse.

7.2. Prueba gratis. Cada organización nueva tiene 14 días gratis desde su creación, con todas las funciones, sin tarjeta ni pago. Al terminar la prueba no se cobra nada: si el Cliente no se suscribe, la organización pasa a solo lectura (7.8).

7.3. Planes y tramos. Hay un plan Gratis (hasta 10 trabajadores) y planes de pago según el número de trabajadores declarado en el perfil de la organización: 1 a 10, 11 a 50 y 51 o más. Cada plan de pago tiene un precio mensual y uno anual, en dólares estadounidenses (USD), publicados en https://compliance.pentevark.com/precios y en la pantalla "Plan y límites" antes de pagar, junto con los límites de cada plan. El Cliente es responsable de que el número de trabajadores sea veraz (4.2).

7.4. Impuestos y soportes. El precio publicado es el precio total e incluye los impuestos que Polar liquide, si los hay. Polar es un vendedor del exterior y no expide factura electrónica de la DIAN (Estatuto Tributario, art. 437 par. 2). El Cliente que necesite soportar el costo genera el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar (Decreto 1625 de 2016, art. 1.6.1.4.12) y aplica las retenciones que le correspondan según su régimen. Pentevark informa, pero no presta asesoría tributaria (3.2).

7.5. Renovación automática. La suscripción se renueva automáticamente al final de cada periodo (mes o año) por un periodo igual, con cargo al medio de pago registrado en Polar, hasta que el Cliente la cancele. No hay permanencia mínima. Para el plan anual, Pentevark avisa por correo al Admin con 30 días de anticipación a la renovación.

7.6. Cancelación. El Admin puede cancelar en cualquier momento, sin penalidad, desde "Gestionar pago y facturas" en la Plataforma (portal de cliente de Polar) o escribiendo a compliance@pentevark.com. La cancelación surte efecto al final del periodo pagado; hasta entonces el servicio sigue completo y después la organización pasa a solo lectura (7.8).

7.7. Reembolsos y retracto.

• (a) Los periodos ya transcurridos no se reembolsan, salvo lo que diga la ley o lo previsto en esta cláusula.
• (b) El servicio empieza al pagar, con el acuerdo del Cliente, por lo que no hay derecho de retracto (Ley 1480 de 2011, art. 47 num. 1). Sin perjuicio de lo anterior, si el Cliente lo pide dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su primer pago, se le reembolsa ese pago completo y la suscripción termina.
• (c) Si el Cliente es consumidor y cancela un plan anual después de una renovación automática, se le reembolsa la parte no usada del periodo.
• (d) Polar puede reembolsar un pago por su cuenta, dentro de los 60 días siguientes, para evitar un contracargo; en ese caso la suscripción termina.
• (e) Cuando la ley lo permita, el Cliente puede pedir la reversión del pago a su banco (Ley 1480, art. 51) y debe presentar su queja a compliance@pentevark.com.
• (f) Los reembolsos se hacen al mismo medio de pago, por Polar.

7.8. Falta de pago y solo lectura. Si un cobro falla, Polar avisa al Cliente por correo y reintenta el cobro durante un máximo de 21 días; mientras tanto el servicio sigue completo y la Plataforma muestra un aviso. Si el pago no se logra (o antes, si el banco indica que el medio de pago no puede usarse), la suscripción termina y la organización pasa a solo lectura: se puede consultar, descargar y exportar toda la información, pero no crear ni editar. La falta de pago no borra ningún dato ni genera intereses. El Cliente recupera el servicio completo al suscribirse de nuevo. El paso a solo lectura no termina este contrato; la terminación sigue la sección 9.

7.9. Cambio de tramo. Si el número de trabajadores del perfil cambia de tramo, Pentevark avisa al Admin y aplica el precio del nuevo tramo desde el siguiente periodo, sin cobros retroactivos ni a mitad de periodo. El Cliente puede pedir el cambio entre plan mensual y anual a compliance@pentevark.com.

7.10. Cambios de precio. Las suscripciones vigentes conservan su precio. Un cambio de precio se avisa con la anticipación de la sección 11 y solo aplica desde la siguiente renovación; el Cliente puede cancelar antes sin penalidad.

7.11. Moneda. Los precios y cobros son en dólares estadounidenses (USD), para clientes de cualquier país. Como Polar es un vendedor del exterior, el banco del Cliente puede cobrar comisiones por compra internacional, que no dependen de Pentevark ni de Polar.

7.12. Medios de pago. Tarjetas de crédito y débito y las billeteras que Polar habilite (Apple Pay, Google Pay, Link). No hay PSE, Nequi ni transferencia.

8. Responsabilidad

8.1. Pentevark responde por los daños directos causados por su culpa en la prestación del servicio, hasta el valor que el Cliente haya pagado en los últimos 12 meses, salvo dolo, culpa grave o incumplimiento de sus deberes legales como Encargado del tratamiento, casos en los que no aplica el límite.

8.2. Pentevark no responde por: (a) decisiones del Cliente basadas en la Plataforma sin la validación profesional de la sección 3; (b) información falsa o incompleta cargada por el Cliente; (c) tratamiento de datos cargados sin la autorización de sus titulares; (d) sanciones derivadas del incumplimiento del Cliente de sus obligaciones de SST.

8.3. El Cliente mantendrá indemne a Pentevark por reclamaciones de terceros derivadas del incumplimiento de las cláusulas 4.1 a 4.3.

8.4. Sin garantía de resultados. Pentevark no garantiza que el uso de la Plataforma produzca el cumplimiento normativo, la aprobación de una inspección, auditoría o visita, ni la ausencia de sanciones, siniestros o reclamaciones. El cumplimiento es obligación del empleador (3.1).

8.5. Terceros. Pentevark no responde por los actos, omisiones, conceptos, firmas o servicios del Profesional, de los consultores ni de ningún tercero que el Cliente designe, contacte o contrate, aunque lo encuentre a través de la Plataforma (3.7).

8.6. Daños indirectos. Salvo dolo o culpa grave, Pentevark no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidad, daño reputacional ni daños indirectos o consecuenciales, y cualquier responsabilidad queda sujeta al límite de la cláusula 8.1.

8.7. Disponibilidad. La Plataforma se presta "tal como está" y con esfuerzo razonable de disponibilidad; las ventanas de mantenimiento, las fallas de terceros proveedores (nube, correo, pagos, IA) y la fuerza mayor no generan responsabilidad más allá de la cláusula 8.1.

8.8. Consumidores. Nada en esta sección limita los derechos que la ley reconoce al consumidor y que no pueden renunciarse.

9. Vigencia, suspensión y terminación

9.1. El contrato dura lo que el plan contratado y se renueva según la sección 7.

9.2. Pentevark puede suspender el acceso ante un incumplimiento grave (4.6) o un riesgo de seguridad, avisando 15 días antes salvo urgencia. La falta de pago no suspende el acceso: deja la organización en solo lectura (7.8).

9.3. Al terminar el contrato, el Cliente tiene 30 días para exportar su información (desde "Exportar todo" en la Plataforma) y puede cancelar la terminación dentro de ese plazo. Después, Pentevark la suprime según el Contrato de transmisión de datos, salvo lo que deba conservar por ley, y envía una constancia de la supresión. La conservación de los registros del SG-SST por 20 años (Decreto 1072, art. 2.2.4.6.13) es obligación del empleador; la exportación permite al Cliente cumplirla.

10. Confidencialidad

Cada parte guarda reserva de la información confidencial de la otra, durante el contrato y 5 años después; para datos personales, sin límite de tiempo.

11. Modificaciones

Pentevark puede modificar estos Términos avisando con 30 días de anticipación por correo y en la Plataforma. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el contrato sin penalidad antes de la entrada en vigencia.

12. Ley aplicable y controversias

Ley colombiana. Las controversias se resuelven primero por arreglo directo durante 30 días y después ante los jueces competentes del domicilio de PENTEVARK S.A.S., en Sogamoso, Boyacá. Esto no limita el derecho de los titulares de datos de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

13. Consultores y profesionales

13.1. Quién es consultor. "Consultor" es la persona natural o jurídica que registra una cuenta de tipo consultor para atender a varias empresas en la Plataforma. Quien se registra como consultor declara que tiene facultades para obligar a la persona jurídica que representa, si es el caso. Tener una cuenta de consultor no exige estar verificado (sección 14): la verificación es opcional y solo se requiere para figurar en el directorio y para los descuentos por referidos (sección 15).

13.2. Tipos de cuenta. Hay dos: la cuenta de empresa (el Cliente de la cláusula 1.2, que administra su propia organización) y la cuenta de consultor. Una misma persona puede pertenecer a varias organizaciones, con el rol que cada una le asigne (Admin, Miembro o Lector). En cada organización actúa con ese rol y sus acciones quedan en el registro de auditoría con su nombre.

13.3. Crear y administrar organizaciones de clientes. El Consultor puede crear organizaciones para las empresas que atiende y queda como Admin de cada una. Al crearlas declara y garantiza que:

• (a) la empresa le encargó o autorizó gestionar su SG-SST en la Plataforma, y que puede acreditarlo si Pentevark o la empresa se lo piden;
• (b) la empresa recibirá estos Términos y el Contrato de transmisión de datos y los aceptará al aceptar su invitación como Admin (1.4); mientras no los acepte, el Consultor actúa por su cuenta y bajo su responsabilidad;
• (c) los datos del perfil de la empresa son veraces (4.2 y 4.9);
• (d) no cargará datos personales de los trabajadores de una empresa que no le haya dado esa autorización.

El correo verificado es obligatorio para crear organizaciones. El Consultor puede invitar al dueño de la empresa como Admin y puede ocupar un cupo de usuario en cada empresa, según lo indique el plan publicado.

13.4. Quién paga: dos modelos. Pentevark cobra solo a quien suscribe (sección 7) y no procesa, intermedia ni garantiza pagos entre el Consultor y su cliente: cuánto le cobra el Consultor a la empresa, cómo y cuándo, es asunto entre ellos, y Pentevark no es parte de esa relación (3.7).

• (a) El Consultor paga. La organización permanece en el portafolio del Consultor, usa los límites por empresa de su plan de consultor y el fondo común (13.5) y no tiene plan propio. La suscripción es del Consultor y se rige por la sección 7 (Polar como vendedor registrado, renovación, cancelación y falta de pago).
• (b) El Consultor entrega la facturación ("Transferir facturación"). El Consultor invita al dueño de la empresa como Admin. Cuando la empresa suscribe su propio plan conforme a la sección 7, la organización sale del portafolio, queda con su plan y su facturación a nombre de la empresa, y se libera el cupo del Consultor para otra empresa. La transferencia no modifica ni reembolsa el plan de consultor, que sigue vigente. Si la empresa no acepta la invitación en 30 días, esta vence y la organización sigue en el portafolio.
• (c) Efecto sobre los datos y los límites. La transferencia no borra ni modifica datos ni evidencias. Si la empresa supera lo que permite su nuevo plan, lo sobrante queda de solo lectura y no se borra nada (7.8). El uso de IA del mes que ya consumió la empresa sigue contando en el fondo del Consultor ese mes; su almacenamiento sale del fondo al transferirse.
• (d) Acceso del Consultor tras la transferencia. Conserva el acceso con el rol que tenía hasta que el Admin de la empresa lo retire (13.8).

13.5. Planes de consultor y fondo común. Los planes de consultor, sus precios y sus límites se publican en la pantalla de planes de la Plataforma antes de pagar y se cobran en dólares (USD) a través de Polar; en lo demás, se aplica la sección 7. Cambiar de plan aplica desde el siguiente periodo.

• (a) Es compartido por todo el portafolio (fondo común): el cupo mensual de inteligencia artificial y el almacenamiento. No se multiplican por el número de empresas.
• (b) Es propio de cada empresa: los usuarios, las sedes, los trabajadores, los hallazgos abiertos, el historial y la marca de agua de las exportaciones.
• (c) Tope de empresas. Cada plan fija cuántas empresas puede tener el portafolio. Para agregar otra se sube de plan; no hay cobro por empresa suelta.
• (d) Consultor Gratis. Permite hasta 3 empresas con un solo fondo equivalente a un plan Gratis, no tres.
• (e) Baja de plan o falta de pago del Consultor. No se borra nada. Las organizaciones que superen el nuevo número de empresas (se conservan las más antiguas) o los límites por empresa quedan de solo lectura (7.8). Si una empresa tiene hasta 10 trabajadores y cabe en el plan Gratis, pasa a su propio plan Gratis.
• (f) Pentevark puede ajustar los cupos de IA y de almacenamiento, avisando conforme a la sección 11.

13.6. Responsabilidades del Consultor frente a los datos del cliente. El Consultor:

• (a) actúa por cuenta de la empresa, según sus instrucciones, y solo para gestionar su SG-SST; no usa los datos de una empresa para sí mismo, para otra empresa, para publicidad, para su perfil ni para ningún otro fin;
• (b) guarda reserva de la información y de los datos personales a los que accede, durante la relación y después de ella;
• (c) cumple las obligaciones del Cliente de la sección 4 en lo que le corresponda (en particular 4.1, 4.3 y 4.4: no carga historias clínicas ocupacionales y no accede a datos sensibles sin autorización de la empresa);
• (d) cuida sus credenciales, no las comparte y no deja que otra persona actúe con su cuenta (4.5);
• (e) al terminar su relación con la empresa, borra de sus propios equipos y archivos las copias que haya exportado, salvo lo que la empresa le pida conservar o lo que la ley le obligue a guardar;
• (f) responde ante la empresa y ante los titulares por su propio tratamiento de datos fuera de lo que la empresa autorizó.

13.7. Roles frente a los datos personales.

• (a) La empresa sigue siendo la Responsable de los datos de sus trabajadores y demás personas que se cargan en su organización (4.1). Pentevark es Encargado de esos datos y los trata solo según el Contrato de transmisión de datos.
• (b) El Consultor es un usuario autorizado de la empresa: accede y trata esos datos por cuenta de la empresa y bajo sus instrucciones, con el rol que la empresa le dio. Pentevark no lo contrata ni lo dirige; por eso el Consultor no es subencargado de Pentevark ni figura en la lista de subencargados del Contrato de transmisión de datos. Si el Consultor es una persona jurídica o actúa de forma independiente, su relación con la empresa (incluidas las obligaciones propias de un Encargado de la empresa) se pacta entre ellos; Pentevark no es parte.
• (c) Los roles y las configuraciones que la empresa define en la Plataforma son instrucciones del Responsable (cláusula 3 del Contrato de transmisión de datos). Pentevark registra en la auditoría lo que hace cada usuario, también el Consultor.
• (d) Pentevark es Responsable de los datos del propio Consultor (cuenta, perfil, verificación y directorio), según la Política de tratamiento de datos.

13.8. Retiro del Consultor por la empresa. El Admin de la empresa puede retirar al Consultor en cualquier momento, y el Consultor puede salirse. Al retirarse, el Consultor pierde el acceso a esa organización de inmediato y no se borra ningún dato; sus acciones anteriores permanecen en la auditoría. Pentevark no cobra penalidad por el retiro.

13.9. Suspensión y anonimización por abuso. Pentevark puede suspender una cuenta u organización y, en casos graves, anonimizarla, cuando haya abuso. Son ejemplos: la suplantación o los datos falsos; crear organizaciones o cuentas para evadir los topes de los planes; usar los datos de un cliente sin autorización o para otros fines; incumplir la cláusula 4.6 o la 13.6; o un riesgo de seguridad.

• (a) La suspensión es reversible: bloquea el acceso mientras se revisa el caso.
• (b) La anonimización es irreversible: se reemplazan el nombre, el correo y los datos de contacto por marcadores, se revocan las sesiones y, si es una organización, se suprime según la cláusula 10 del Contrato de transmisión de datos. Solo quedan conteos para estadísticas y la huella de la licencia necesaria para impedir su reutilización fraudulenta.
• (c) Salvo urgencia o riesgo de seguridad, Pentevark avisa al titular de la cuenta y le da oportunidad de responder y de exportar su información (9.2 y 9.3). Cada decisión queda registrada con su motivo.
• (d) La suspensión o la anonimización no limitan los derechos de los titulares de datos ni de las empresas afectadas.

13.10. Sin relación laboral, de agencia ni de representación. El Consultor presta sus servicios por su cuenta y riesgo. Pentevark no es su empleador, contratista, agente ni representante, no es parte de su relación con las empresas y no responde por sus actos ni por los resultados de su trabajo (3.7 y 8.5). El Consultor tampoco representa a Pentevark ante terceros.

14. Directorio de profesionales y verificación

14.1. Voluntario. Figurar en el directorio es opcional; quien no quiere salir puede usar la Plataforma igual. El perfil público contiene los datos que el profesional elija publicar: nombre (el verificado con el sello, que no se puede cambiar), país, departamento y ciudad, licencia en SST, servicios. Su correo y su teléfono no se publican: las empresas lo contactan a través de la Plataforma.

14.2. Dos niveles.

• (a) Sin verificar. Los datos son los que declara el profesional (o, si lo registra una empresa, los que declara la empresa) y se muestran con un aviso visible. No aparece en el directorio ni recibe descuentos por referidos, pero puede trabajar como Admin o Miembro de una organización.
• (b) Verificado. Pentevark revisó los documentos que el profesional presentó y le otorga el sello. Solo los verificados aparecen en el directorio, se muestran como responsable verificado en los reportes y pueden recibir descuentos por referidos.
• (c) El sello solo lo emite la revisión de Pentevark, nunca la declaración de la empresa ni la del profesional.

14.3. Texto del sello. El sello dice exactamente: "Verificado por Pentevark el (fecha de la decisión): identidad y licencia revisadas con los documentos presentados. Pentevark no certifica la calidad del servicio." Pentevark no usa las palabras "certificado", "avalado" ni "garantizado".

14.4. Qué verifica Pentevark. Una persona de Pentevark revisa, a la fecha de la decisión: (a) el documento de identidad y que el nombre coincida; (b) una foto del profesional con el documento; (c) la copia de la licencia en SST, con su número, la entidad que la expidió y su vigencia; (d) la consulta a la entidad que expidió la licencia, cuando ofrece un canal de consulta, y si no, la validación del documento y la coincidencia con el nombre; y (e) el correo verificado.

14.5. Qué no verifica ni garantiza Pentevark. El sello no significa que Pentevark certifique, avale o garantice: la calidad, la idoneidad, el resultado ni el precio del servicio; que el profesional no tenga sanciones o procesos disciplinarios vigentes, ni que su licencia no haya sido suspendida o cancelada después de la revisión; la autenticidad de un documento falsificado que no pueda detectarse con una revisión razonable; ni que el profesional sea adecuado para el caso de una empresa. La empresa que contrata decide por su cuenta y debe confirmar la licencia directamente con la entidad que la expidió (3.7 y 8.5).

14.6. Datos de la verificación. Los archivos de la verificación son datos sensibles: se usan solo para verificar, se guardan aislados y cifrados, se ven en pantalla sin descarga, no se envían a inteligencia artificial ni a terceros y se borran de forma definitiva al decidir o, a más tardar, a los 5 días hábiles. Pentevark solo conserva el resultado, la fecha, quién lo revisó, el nombre, y el número, la entidad y la vigencia de la licencia. Ver la Política de tratamiento de datos (5.5 y 5.6) y el Aviso de privacidad.

14.7. Un número de licencia, una cuenta. El número de licencia es único entre los perfiles verificados. Intentar reutilizarlo bloquea el perfil y abre una revisión.

14.8. Consentimiento para publicar y retiro. Pentevark publica los datos del perfil solo con la autorización previa, expresa e informada del profesional, separada de la aceptación de estos Términos. El profesional puede retirar la autorización, ocultar su perfil, retirar el sello y pedir la supresión de sus datos públicos en cualquier momento, desde su cuenta o por compliance@pentevark.com. Al hacerlo se borran su nombre, su licencia y sus demás datos públicos, y solo se guarda una huella del número de licencia y un registro mínimo de auditoría, para impedir su reutilización fraudulenta. Pentevark no controla las copias que un tercero haya hecho del perfil mientras estuvo publicado.

14.9. Declaraciones del profesional. Quien solicita la verificación o se publica declara bajo su responsabilidad que: (a) los datos, los documentos y la licencia son suyos y verdaderos; (b) autoriza la verificación; (c) mantiene vigente su licencia y actualiza su perfil; y (d) avisará a Pentevark si su licencia se suspende, vence o se cancela. Mantiene indemne a Pentevark frente a las reclamaciones de terceros y los daños que cause la suplantación o los datos falsos que haya presentado.

14.10. Vigencia y renovación del sello. El sello vence con la licencia o a los 12 meses de otorgado, lo que ocurra primero, y se retira solo. Para renovarlo, el profesional repite la verificación. Mientras no tenga un sello vigente, el perfil pasa a "sin verificar": sale del directorio y no recibe descuentos por referidos (sección 15).

14.11. Denuncia de suplantación o datos falsos.

• (a) Canal. Cada perfil tiene un botón visible para reportar, y también se puede escribir a compliance@pentevark.com. Puede reportar cualquier persona, incluida la persona suplantada. Debe indicar el perfil, el motivo y, si los tiene, los soportes.
• (b) Qué hace Pentevark. Ante una denuncia creíble de una persona con cuenta y correo verificado oculta el perfil de inmediato; una denuncia anónima pasa a la cola de revisión sin ocultarlo. Pentevark revisa el perfil y puede pedir al profesional nuevos soportes. Si una denuncia se descarta, durante los 30 días siguientes las nuevas denuncias no ocultan el perfil de inmediato, pero se revisan igual. Si se confirma que es falso, retira el perfil y el sello, bloquea los descuentos y la cuenta de consultor, y puede anonimizar la cuenta (13.9). Si la denuncia no se confirma, restablece el perfil. Cada decisión queda en el registro de auditoría y se informa al profesional por correo.
• (c) Si quien denuncia es el titular de los datos usados sin su permiso, su denuncia también se atiende como reclamo según la Política de tratamiento de datos (8.2).
• (d) Ocultar un perfil durante la revisión no es una sanción ni una declaración de que sea falso.

14.12. Alcance de la responsabilidad. Pentevark responde por la revisión que declaró haber hecho, con la diligencia de la cláusula 5.1, y no por lo que el sello no afirma (14.5). Se aplican los límites de la sección 8.

15. Programa de referidos

15.1. Qué es. Un descuento sobre el precio del plan del profesional (o de su plan de consultor) por cada empresa que trae a la Plataforma y que paga su propio plan. Es un beneficio comercial, no una remuneración.

15.2. Valores. 2 % por cada empresa referida activa que paga, acumulable hasta un máximo de 20 % (diez empresas). El descuento se aplica con códigos de descuento de Polar y se recalcula con las empresas que siguen pagando.

15.3. Quién participa. Solo los profesionales con sello Verificado vigente (sección 14). Un profesional sin verificar, o con el sello vencido o retirado, no recibe descuentos, y una empresa que trae a su propio profesional no genera descuento a nadie.

15.4. Qué cuenta como referido activo que paga. La empresa que: (a) llegó a la Plataforma por el profesional (por el directorio, por su invitación o por una transferencia de facturación, 13.4(b)); (b) tiene un plan de pago vigente a su propio nombre, con el último cobro pagado; y (c) no está en prueba gratis, en solo lectura por falta de pago, ni con una cortesía de plan. Un cobro pendiente o fallido, un cobro reembolsado o un plan que termina la dejan de contar de inmediato, y si vuelve a pagar el plazo de la cláusula 15.5 empieza de nuevo desde ese cobro. Un plan cancelado cuenta hasta el final del periodo ya pagado.

15.5. Plazo para contar. Una empresa referida cuenta como referido activo 30 días después de su primer pago, si pagó de forma continua desde entonces, y deja de contar en cuanto deja de pagar. El descuento dura mientras la empresa siga pagando.

15.6. Sin autorreferidos. No cuenta la empresa que sea de la misma persona, tenga el mismo correo, la misma organización o la misma tarjeta que el profesional, ni la que sea creada o pagada por él, o por un tercero vinculado a él, para obtener el descuento.

15.7. Modificación y revocación. Pentevark puede modificar los porcentajes, el tope y las reglas, o terminar el programa, solo hacia el futuro y avisando con la anticipación de la sección 11. Los descuentos ya aplicados a un periodo pagado no se revierten, salvo por abuso.

15.8. Abuso y consecuencias. Si Pentevark detecta autorreferidos, cuentas creadas para simular referidos, datos falsos, suplantación u otro uso engañoso, puede, previa revisión y con aviso: retirar el descuento, anular los referidos afectados, bloquear los descuentos, retirar el sello, suspender o anonimizar la cuenta (13.9) y cobrar lo que se haya dejado de pagar por un descuento indebido.

15.9. Naturaleza. Los descuentos no son comisión, salario, honorarios ni remuneración, no crean relación laboral, de agencia, de mandato, de corretaje ni de representación entre Pentevark y el profesional (3.8 y 13.10), y no son transferibles ni canjeables por dinero.

16. Contacto

PENTEVARK S.A.S. · NIT 902.114.276-8 · compliance@pentevark.com · Carrera 17 # 2-81, Sogamoso, Boyacá, Colombia.